Umfang
Microsoft (og Office) 365 leyfivöndlar Microsoft (vörurnar) eru blanda af skýjaþjónustum og hugbúnaðarleyfum. Samsetning, innihald og skilmálar hverrar áskriftarleiðar breytast reglulega. Því verður reynt að fjalla almennt um vörurnar og umfang hvers leyfis. Samræmd innkaup á öllum vörum Microsoft, þ.m.t. hugbúnaðarleyfum, skýjaþjónustum (Microsoft 365) með einu og sama fyrirkomulaginu einfaldar umsýslu leyfa, hagræðir í innkaupum og leggur nauðsynlegan grunn að stafrænum innviðum sveitarfélaganna.
Tilgangur
Sveitarfélögin eru í dag að kaupa Microsoft leyfi með ósamræmdum hætti frá mismunandi aðilum, eftir ólíkum samningsleiðum og hafa valið ólík leyfi sem uppfylla þarfir og kröfur sveitarfélaganna misvel. Mikilvægt er að sveitarfélögin leggi samræmdan grunn að
Samræmd innkaup tryggja:
- sveitarfélögunum bestu kjör og virði á hverjum tíma
- að innkaup séu í samræmi við lög um opinber innkaup
- að sveitarfélög velji þau hugbúnaðarleyfi sem uppfylla kröfur
- að sveitarfélög geti varið upplýsingar (þ.m.t. viðkvæmar persónuupplýsingar) sem unnið er með innan sveitarfélagsins með viðeigandi öryggisúrræðum
Samræmd innkaup eru ekki:
- að setja skyldu á sveitarfélög að skipta um rekstraraðila á sínum umhverfum eða sameinast í „skýjageira“ / tenanta
- takmarkandi á að keypt séu leyfi til viðbótar ef þau eru ekki innan samnings (t.d. ef leyfi er ekki tiltækt innan samnings)
Hlutverk og skyldur
Skyldur sveitarfélags:
- Að vera upplýst og meðvitað um þarfir sínar og geta valið viðeigandi leyfi
- Taka þátt í samstarfinu, nota samninginn og byggja á sameiginlegum tækniforskriftum vegna notkunar og uppsetningar.
- Stuðla að aukinni stafrænni þróun með pappírslausum ferlum og fylgja eftir breyttu vinnulagi í starfsemi sinni.
Skyldur sambandsins:
- Að veita sveitarfélögum leiðsögn og upplýsingar um hvernig hægt er að greina og meta viðeigandi leyfi út frá þörfum
- Útbúa sameiginlegar tækniforskriftir fyrir grunnupplýsingar, t.d. uppsetningu og skipulag grunnstillinga, notendaumsýslu, öryggisstillingar, samstarfsstillingar.
- Vera fulltrúi sveitarfélagana gagnvart Microsoft vegna samningsins og tryggja að framlag Microsoft sé notað til framþróunar.
- Vinna með pilot-sveitarfélögum af öllum stærðum í að búa til vegvísa að skilvirkni notkun lausnarinnar, bæði á tæknilegum forsendum og endurskoðun þjónustu og ferla.
Forsendur
- Leitast er við að hafa keyptar vörur eins fáar og mögulegt er til að uppfylla þarfir.
- Forðast að sveitarfélög séu að kaupa sömu vöru eða þjónustu tvisvar.
- Mæta þarf mismunandi kröfum með sem fæstum mögulegum leyfum/vörum.
Samnings- og áskriftarmöguleikar
Microsoft og samstarfsaðilar þeirra (partners) bjóða ekki bara upp á margar ólíkar vörur/leyfi heldur líka ólíkar leiðir til innkaupa. Í grunninn er hægt að skipta innkaupum upp í annars vegar stjórnsýslu/skrifstofu og svo skóla. Skólar og tengd starfsemi er á öðrum kjörum en almennt gerist hjá Microsoft á s.k. „Academic licensing agreements“.
Áskriftir og samningar: Skrifstofa/stjórnsýsla
Almenn skrifstofuleyfi hafa verið keypt frá samstarfsaðilum/endursöluaðilum í gegnum nokkur mismunandi form. Algengasta farið hjá sveitarfélögum er í dag mánaðarleg áskrift (NCE, New Commernce Experience) sem tók við af eldra fyrirkomulagi (CSP, Cloud Service Provider) í mars 2022. Í því fyrirkomulagi er hægt að kaupa leyfi annars vegar samkvæmt talningum á árs eða mánaðarleg grundvelli. Með bindingu til árs lækka verð um 20% að jafnaði en í stað þess fæst ekki sveigjanleiki t.d. í fjölda tímabundið ráðinnar eða sumarafleysinga. Breytingar á grunnverðskrá eru árlegar og skýrast af breytingum Microsoft á verðum til sinna endursöluaðila.
- Ef festa á leyfisfjölda í ár þarf að miða við fjölda fastráðinna á ársgrundvelli ekki hæsta möguleika fjölda (t.d. að sumri).
- Tilfærslur, fækkanir og færsla samninga í NCE milli þjónustuaðila er lítill þegar binditíminn er til staðar.
Einnig er hægt að kaupa almenn skrifstofuleyfi í gegnum s.k. „Enterprise Agreement“ (EA) þar sem sveitarfélögin í sameiningu staðfesta ákveðin fjölda leyfa og njóta þannig afslátta af bæði þeim leyfum og öðrum (t.d. fyrir staðbundinn rekstur) auk þess sem breytingar á grunnverðskrá eru festar til þriggja ára í senn.
- Aðeins „Enterprise“ vörur eru innan slíks samnings.
- Hægt er að blanda saman í sama umhverfi annars vegar EA og NCE innkaupaaðferðunum til að njóta bæði bestu verða og nýta sveigjanleikann.
Val á leyfi - samantekt
Microsoft 365 Enterprise E3 leyfið frá Microsoft uppfyllir öryggiskröfur og virkni flestra.
Ef viðbótarþarfir eru fyrir:
- Aukið öryggi (þ.m.t. Customer Key / Customer Lockbox) þarf að velja E5
- Gagnagreiningar með PowerBI þarf að velja E5
- Símavirkni í Teams þarf að velja E5
Hægt er að velja Microsoft 365 Business Premium aðeins ef:
- Varðveisla á gögnum og samskiptum þ.m.t. skjölum og samskiptum er leyst í öðrum kerfum.
- Ekki er ætlað að nota sjálfvirka merkingu og varnir á skjöl.
Hægt er að velja Microsoft 365 Business Standard aðeins ef:
- Allt sem á við um Business Premium er uppfyllt.
- Annar hugbúnaður er notaður til að verja útstöðvar.
- Annar hugbúnaður er notaður til að uppfæra og viðhalda hugbúnaði.
- Annar hugbúnaður er notaður til að setja upp tölvur og snjalltæki.