Verð á hugbúnaðarleyfum er mismunandi eftir flokkum og innihaldi og getur munað miklu á verði leyfa. Því er skynsamlegt að kaupa leyfi sem henta fyrir viðkomandi notanda. Almennt má skipta notendum í þrjá meginflokka:
Framlínustarfsfólk (Front-line workers):
- Er ekki með fartölvu né fasta borðtölvu á tilgreindri vinnustöð fyrir sig. T.d. starfsmenn í þjónustuveri
- Þarf aðgang að upplýsingum innan sveitarfélagsins, þ.m.t. tölvupósti, gögnum sem geymd eru á sameiginlegum svæðum (Sharepoint, Teams, o.s.frv.) og þarf að geta tekið þátt í samskiptum (Chat, o.fl.).
Skrifstofustarfsfólk (Office / Information workers):
- Er með tölvubúnað frá sveitarfélaginu sem viðkomandi hefur til notkunar og deilir ekki með öðru starfsfólki að jafnaði.
- Þarf að geta komist í skjöl bæði í skýjaþjónustum og eldri gagnasvæðum (t.d. word skjöl á sameignardrifum ef slíkt er enn í notkun).
Skrifstofustarfsfólk / Viðkvæm gögn - Gagnagreiningar (Power Users / Business Analysts):
- Hafa kröfur umfram skrifstofustarfsfólk að komast í verkfæri eins og PowerBI eða sambærilegt til að vinna greiningar og skýrslu upp úr t.d. fjárhagskerfum.
- Meðhöndla sérstaklega viðkvæm gögn sem krefjast viðbótaröryggisúrræða.
Þarfir notendahópa
Út frá þessari flokkun má ákveða hvað sé viðeigandi leyfi fyrir ofangreinda hópa.
Framlínustarfsfólk:
- Aðgengi að pósthólfi í gegnum vefviðmót
- Aðgangur að Teams skrám, fundum og samskiptum (Chat)
- Aðgangur að Sharepoint skrám
- Word, Excel og PowerPoint í gegnum vafra (Online)
Skrifstofustarfsfólk:
- Allt sem framlínustarfsfólk þarf auk:
- Office-pakki uppsettur á útstöðvum
- Aukið gagnamagn t.d. í tölvupósti
Skrifstofustarfsfólk sem vinnur með viðkvæm gögn eða gagnagreiningar:
- Allt sem skrifstofustarfsfólk þarf auk:
- Aukin virkni í Excel og Microsoft Access (OfficePro)
- Aðgangsstýringar og dulritunarvirkni á stök skjöl og samskipti
Samantekt notendahópa
Ákvörðun leyfis út frá notendahópum byggir fyrst og fremst á notkun og kröfum notendanna meðan vöruflokkar (sjá ofar) byggir á kröfum og umhverfi sveitarfélagsins. Því er nauðsynlegt að horfa til þessara tveggja þátta þegar leyfi eru valin.
Almennt má segja að með því að kaupa leyfi úr Microsoft 365 Enterprise (F3, E3, E5) þurfa sveitarfélög ekki að kaupa sérstakan hugbúnað til að gæta að öryggi á útstöð.
- Framlínustarfsfólk:
- Microsoft 365 for Business Basic: Ef gögn eru varin með öðrum lausnum, leyfisfjöldi undir 300.
- Microsoft 365 Enterprise F1: Ef gögn eru varin með öðrum lausnum
- Microsoft 365 Enterprise F3: Ef nota á Microsoft lausnir til að verja gögn
- Skrifstofustarfsfólk/Almennt:
- Microsoft 365 for Business Premium: Ef gögn eru varin með öðrum lausnum
- Microsoft 365 Enterprise E3: Ef nota á Microsoft lausnir til að verja gögn
- Skrifstofunotendur/Gagnagreiningar og viðkvæm gögn:
- Microsoft 365 Enterprise E5: Aukin öryggisvirkni, PowerBI og símavirkni í Teams innifalin.