Innleiðingartímabil

Gert er ráð fyrir að innleiðing á miðlægum hugbúnaði fyrir umsóknir um fjárhagsaðstoð á Ísland.is fari fram á tímabilinu 1. febrúar 2022 – 1.febrúar 2023.  Á fyrri hluta árs 2022 er gert ráð fyrir því að opna aðgang að kerfinu fyrir öll áhugasöm sveitarfélög og félagsþjónustusvæði og bjóða upp á stuðning við innleiðingu. Mikilvægt er að þau geri sér vel grein fyrir hvað felst í því að innleiða hugbúnaðinn, bæði tæknilega og um breytingar á verklagi sem þurfa að eiga sér stað samhliða innleiðingu.

Sveitarfélög og félagsþjónustusvæði munu fá aðstoð og leiðbeiningar vegna tengingar við bókhaldskerfi og málakerfi en Samband Íslenskra sveitarfélaga tekur ekki ábyrgð á tengingunum sjálfum.

Gerð hefur verið tímaáætlun fyrir innleiðingu hjá öllum sveitarfélögum og félagsþjónustusvæðum, sjá yfirlit yfir vinnustofur hér að neðan. Mikilvægt er að láta vita ef tímasetningar henta ekki eða ef sveitarfélög eða félagsþjónustusvæði hafa ekki hug á að nýta lausnina.

Yfirumsjón

Hugbúnaðurinn er þróaður af hugbúnaðarfyrirtækjunum Kolibri og Andes í samvinnu við félagsþjónustusérfræðinga nokkurra valinna sveitarfélaga og yfirmenn þeirra. Hugbúnaðurinn er vistaður inn á Ísland.is í samvinnu við Verkefnastofu um Stafrænt Ísland. Fjóla María Ágústsdóttir, sem leiðir stafrænt umbreytingateymi sambandsins (SUT), hefur stýrt þessu fyrsta sameiginlega stafræna verkefni sveitarfélaga og hún mun hafa yfirumsjón með innleiðingunni. Kolibri mun styðja við innleiðinguna í upphafi. María Kristjánsdóttir félagsþjónustusérfræðingur sambandsins er faglegur sérfræðingur verkefnisins og mun veita stuðning varðandi breytingar á verklagi innan sveitarfélaga er tengjast innleiðingu hugbúnaðarins.

Innleiðingarteymi innan sveitarfélaga

Gert er ráð fyrir því að hvert sveitarfélag tilnefni stjórnanda sem stýri innanhústeymi um innleiðingu hugbúnaðarins. Upplýsa þarf Maríu Kristjánsdóttur (maria@samband.is) um hver það er fyrir hvert sveitarfélag. Mikilvægt er að starfsfólk í félagsþjónustu eigi sæti í teyminu, auk aðila sem hefur umsjón með upplýsingatæknimálum sveitarfélagsins (stafrænni þróun) eða félagsþjónustusvæðisins.

Stuðningur við innleiðingarteymi sveitarfélaga

Innleiðingarteymi munu fá fjarfundakynningu á nýju lausninni á vinnustofu með fleiri sveitarfélögum þar sem rætt er núverandi ferli og þá breytingu sem verður á verklagi með innleiðingu nýju lausnarinnar. Hvert innleiðingarteymi mun til viðbótar fá heimsókn í gegnum netið eða í raunheimum og fá aðgang að leiðbeiningarhandbók fyrir starfsfólk. Auk þess mun sveitarfélag eða félagsþjónustusvæði fá upplýsingar um nálgarnir vegna vefþjónustutenginga við bókhaldskerfi og skjalavistunarkerfi séu óskir um það. Covid og fjöldatakmarkanir geta haft áhrif á innleiðinguna og því er enn mikilvægara að hvert sveitarfélag eða félagsþjónustusvæði sé með öflugt innanhústeymi fyrir innleiðingu.

Áætlun um vinnustofur

Á hverri vinnustofu (um 2,5 klst.) er farið yfir hvernig hugbúnaðurinn er byggður upp og hvernig hann virkar. Farið verður yfir hvað felst í innleiðingu, bæði tæknilega og faglega, þ.e. hvernig þarf að taka upp nýtt verklag sem er í takt við virkni hugbúnaðarins.

Búið er að halda vinnustofu með Hafnarfjarðarkaupstað, Reykjanesbæ, Akraneskaupstað og Kópavogsbæ

1. febrúar: Akureyrarbær, Sveitarfélagið Árborg, Garðabær og Mosfellsbær

15. febrúar: Ísafjarðarbær, Seltjarnarnesbær, Múlaþing og Sveitarfélagið Skagafjörður

1. mars: Suðurnesjabær, Sveitarfélagið Vogar, Borgarbyggð, Norðurþing (6 sveitarfélög), Fjarðabyggð og Velferðarþjónusta Árnesþings (7 sveitarfélög),

22. mars: Félagsþjónusta A- Hún (3 sveitarfélög),  Sveitarfélagið Hornafjörður, Félagsþjónusta Rangárvalla- og V-Skaft (5 sveitarfélög), Grindavíkurbær, Hvalfjarðarsveit, Félagsþjónusta Snæfellinga – (4 sveitarfélög) og Vestmannaeyjabær

29. mars: Vesturbyggð (2 sveitarfélög), Félagsþjónusta Reykhóla og Stranda (3 sveitarfélög),  Húnaþing vestra, Bolungarvík, Fjallabyggð, Dalvíkurbyggð

Sveitarfélögum sem geta ekki tekið þátt í vinnustofum á þessum dagsetningum verður boðið upp á aukavinnustofu.

Hvað gerist í framhaldi vinnustofu

Fjarfundur eða heimsókn

Í framhaldi hverrar vinnustofu er farið í heimsókn eða haldinn fjarfundur með hverju sveitarfélagi og félagsþjónustusvæði þar sem farið er yfir uppsetningu, notkun, verklag og tengingar milli kerfa og leiðbeiningahandbók og annað stuðningsefni.

Ábyrgð sveitarfélags

Stjórnandi sveitarfélags eða félagsþjónustusvæðis fjárhagsaðstoðar ber ábyrgð á innleiðingu lausnarinnar með þeim stuðningi sem lýst er hér. Verið er að þróa einn hugbúnað fyrir öll sveitarfélögin á grundvelli laga um félagsþjónustu sveitarfélaga sem mun skila sveitarfélögum hagræðingu og byggt verður á til framtíðar inn á Ísland.is. Um leið þarf hvert sveitarfélag að vera meðvitað um það að ein sameiginleg þjónustulausn kallar að einhverju leyti á samhæfingu á verklagi sveitarfélaga.

Sveitarfélög og félagsþjónustusvæði bera ábyrgð á tengingu hugbúnaðarins við önnur kerfi sín en geta leitað eftir aðstoð hjá SUT.

Stjórnandi sveitarfélags eða félagsþjónustusvæðis fjárhagsaðstoðar er stofnaður í kerfinu af Maríu Kristjánsdóttur hjá sambandinu og þá getur sá aðili stofnað fleiri starfsmenn í kerfinu.

Upplýsa þarf alla stafsmenn sveitafélagsins sem sjá um upplýsingagjöf til íbúa og koma að vinnslu umsókna, s.s. starfsmenn þjónustuvers og bókhalds um nýtt verklag.

Sveitarfélög og félagsþjónustusvæði bera ábyrgð á að kynna upptöku hugbúnaðarins fyrir íbúum sveitarfélagsins.

Hlutverk Stafræns umbreytingateymis sambandsins (SUT) og verkaskipting á milli þess og innleiðingateyma sveitarfélaga

SUT mun hafa yfirumsjón með innleiðingu lausnarinnar á Ísland.is og vinna í nánu samstarfi við Verkefnastofu stafræns Íslands, innleiðingarteymi hvers sveitarfélags og þróunaraðila lausnarinnar (Kolibri).

Hlutverk SUT er að verkstýra innleiðingunni skv. innleiðingaráætlun, veita ráðgjöf vegna notkunar hugbúnaðarins og tæknilegrar vinnu vegna tenginga. Eins og áður hefur komið fram þurfa sveitarfélög og félagsþjónustusvæði hins vegar að sjá um tengingar við sín kerfi og þau þurfa að standa undir þeim kostnaði sem því fylgir.