Stöðugreining á skrifstofuumhverfi

Viðhengi í tölvupósti 
Samskipti við íbúa að mestu í tölvupósti/vefform sem búa til tölvupósti 
Skjöl eru unnin á aðskyldum svæðum hvers starfsmanns 
Engin formleg öryggisflokkun er til staðar. 
Engin úrræði eru til að senda skjöl til ytri aðila með öruggum hætti. 
Engin yfirsýn yfir mál í vinnslu. 
Skjöl sem verða til við vinnslu mála eru geymd á mörgum stöðum, engir þekktir ferlar. 
Ekki er hægt að útbúa aðgangsstýrð svæði fyrir t.d. afmarkaða hópa vegna verkefna. 
Ekki er hægt að leita eftir eða í skjölum miðlægt 
Engin fjaraðgangur er til staðar til að vinna utan starfsstöðva. 
Ekki er hægt að skrá tengda aðila á mál/skjöl á öllum vinnslustigum. 
Engar formlegar reglur eru til staðar um grisjun eða hreinsun skjala. 
Ekki er boðið upp á rafrænar undirritanir hvorki starfsfólks né íbúa sem þurfa að undirrita skjöl. 

Tenglar í pósti  
Samskipti í bland í gegnum þjónustugátt og tölvupósti 
Sameiginlega skráasvæði (Samskrár) skipt eftir verkefnu 
Óformlegt vinnulag er um að ákveðin mál eða skjöl séu viðkvæmari en önnur. 
Aðskilin kerfi sem þarfnast sérstakrar þekkingar og þjálfunar eru notuð til að senda skjöl með öruggum hætti til ytri aðila 
Takmörkuð sýn á opin mál, aðeins innan málaflokks/kerfis og engin tölfræði 
Formlegir ferlar og vinnulag um vistun og færslu gagna t.d. í málakerfi við lok máls. 
Aðgangsstýrð svæði er hægt að búa til en krefst milligöngu UT rekstrar / kerfisstjóra / þjónustuaðila. 
Leit er til staðar í afmörkuðum hluta skjala t.d. þeim sem hafa verið flutt í málakerfi. 
Fjaraðgangur er að kerfum en krefst uppsetningar á sértækum hugbúnaði og/eða aðkomu UT rekstrar / kerfisstjóra / þjónustuaðila. 
Hægt er að tengja skjöl/mál við aðila (s.s. íbúa eða aðra) í málakerfi en ekki utan þess. 
Handvirkir ferlar eru til staðar um grisjun og hreinsun skjala sem krefst handavinnu starfsfólks. 
Rafrænar undirritanir eru aðgengilegar í gegnum sértæka lausn en lítið notaðar vegna flæjustigs og/eða kostnaðar. 

Samskipti á Teams/Yammer/sérkerfum 
Samskipti frá íbúum um þjónustugátt og svör og upplýsingar til íbúa einnig í íbúagátt. 
Samskipta/samvinnusvæði sem innihalda skjöl, spjall og önnur gögn fyrir tiltekin málaflokk/verkefni eru notuð. 
Formlegt vinnulag 
Skjalavinnslu- og vörslukerfi bjóða upp á samþættar lausnir til að senda skjöl til ytri aðila með öruggum hætti. 
Samræmd yfirsýn yfir öll mál í vinnslu með tölfræði fyrir stjórnendur. 
Sjálfvirk færsla skjala eftir vinnslustigi milli kerfa og vistunarstaða. 
Notendur geta sjálfsafgreitt sig með svæði fyrir tiltekin verkefna eða hópa út frá skilgreindum sniðmátum. 
Leit er til staðar sem hefur aðgang að öllum skjölum sveitarfélagsins. 
Nauðsynleg kerfi eru tiltæk með öruggum hætti, s.s. tveggja þátta auðkenningu án uppsetninga á sértækum búnaði utan starfsstöðva 
Hægt er að tengja öll skjöl/mál við aðila strax frá fyrstu snertingu og öll gögn sem verða til eru tengd saman. 
Skjöl eru merkt með varðveislureglum út frá handvirkri eða sjálfvirkri flokkun og grisjun og hreinsun er útfærð í samræmi við staðlaðar reglur. 
Rafrænar undirskriftir eru hluti af vinnulagi og kerfum og notaðar í flestum málaflokkum með skipulögðum/formlegur hætti.