Greining á stafrænni stöðu

Ráðgjafarfyrirtækin CoreMotif og Mennsk unnu á síðasta ári greiningu fyrir Samband íslenskra sveitarfélaga á annars vegar þeim upplýsinga­tæknikerfum sem eru í notkun hjá sveitarfélögum og hins vegar á stafrænni stöðu/stafrænu færnimati þeirra. Tilgangurinn var að kanna styrk sveitarfélaga varðandi upplýsingatækni og leita sameiginlegra tækifæra til úrbóta og framþróunar.  Öll sveitarfélög fengu senda greiningarskýrslur þessara greininga.

Fyrir utan þær tölulegu upplýsingar sem var safnað skráðu sveitarfélög um 200 áskoranir og tillögur, sem voru greindar í 20 mismunandi flokka eftir eðli þeirra. Um 80% athugasemda lentu í einum af eftirfarandi sjö flokkum:

1. Sameiginleg kerfi
2. Rafrænar umsóknir
3. Íbúagátt
4. Miðlun þekkingar
5. Sameiginleg nýting gagna
6. Mælaborð
7. Ferlar og þjónusta

Á fyrri hluta árs 2021 setti Sambandið af stað verkefni sem nær yfir nokkra þessa flokka:

• Miðlæg gagnasöfnun og viðskiptagreind: Þar sem m.a. er úrvinnsla upplýsinga fyrir félags- og fræðslumál. Markmið verkefnisins er að safna og miðla gögnum í rauntíma, eða því sem næst, svo sveitarfélög geti nýtt þau til ákvarðanatöku og samanburðar (flokkar 4 - 6).

Til að bregðast við hinum tillögunum þurfti umboð frá sveitarfélögunum og var stofnað stafrænt ráð sveitarfélaga í október 2020 sem skipað er framkvæmdastjórum sveitarfélaga og kjörnum fulltrúum tilnefndum af landshlutasamtökum sveitarfélaga, auk fulltrúa Reykjavíkurborgar til að skapa traustari grunn fyrir markvissa forgangsröðun samstarfsverkefna og stuðla að samhæfðri vinnu sveitarfélaga í stafrænni framþróun.

Stjórn sambandsins samþykkti á fundi þann 20. nóvember sl. tillögu um ferli ákvarðanatöku Stafræns ráðs við val á forgangsverkefnum auk þess sem stjórnin var jákvæð fyrir því að stofnað yrði miðlægt stafrænt þróunarteymi sem kostað yrði af sveitarfélögunum til að vinna að þessari stafrænu samvinnu.  Meginþorri sveitarfélaga samþykkti eftir kynningar stofnun stafræna þróunarteymisins í febrúar 2021.

Í kjölfar Covid faraldursins vildi ríkið fjárfesta í stafrænni stjórnsýslu sveitarfélaga og lagði fram fjármagn til að nýta innviðauppbyggingu ríkisins fyrir sveitarfélög.  Faghópur um stafræna umbreytingu lagði til að heppilegasta fyrsta samstarfsverkefni sveitarfélaga í samstarfi við Stafrænt Ísland og Reykjavíkurborg yrði þróun á sjálfsafgreiðslulausn fyrir umsókn um fjárhagsaðstoð sveitarfélaga. Stafrænt ráð samþykkti það val.  

• Þróun miðlægs kerfis fyrir umsóknir um fjárhagsaðstoð inn á Ísland.is hófst í byrjun apríl 2021. Þróun lausnarinnar er sameiginleg fyrir sveitarfélögin sem og rekstur kerfisins og er áætlað að öll sveitarfélög geti nýtt hana fyrir lok nóvember 2021. Verkefnið er unnið í samstarfi við Stafrænt Ísland (flokkar 1 - 3).

Bæði verkefnin hér að ofan stuðla að bættri þjónustu við íbúa ásamt skilvirkari ferlum sveitarfélaga (flokkur 7).

• Þriðja verkefnið er könnun meðal sveitarfélaga um stafræn samvinnuverkefni sem unnin er af Sambandinu og send er út nú í júní. Stafræna þróunarteymið mun svo umfangsmeta verkefnin sem sveitarfélögin sýna mestan áhuga og leggja fyrir stafræna ráðið. Því næst geta sveitarfélög skráð sig á verkefni sem sveitarfélögin sýna mestan áhuga á.

Hér á eftir kemur fram samantekt úr greiningu CoreMotif og Mennsk og vísir að því hvernig sveitarfélög geta nýtt sér niðurstöðurnar og jafnframt hvar vettvangur sé til samstarfs. Vísað er til skýrslna frá CoreMotif og Mennsk varðandi nánari útlistun á rannsóknum.

Öll sveitarfélög – frekari greining stafrænnar stöðu

Tólf sveitarfélög svöruðu engu í greiningu á stafrænu færnimati, níu svöruðu 1% - 49% af spurningunum, og 48 sveitarfélög svöruðu að lágmarki 50% spurninganna. Svarhlutfall í könnun á kerfum sveitarfélaga var samsvarandi. Borgarfjarðarhreppur, Djúpavogshreppur, Fljótsdalshérað og Seyðisfjörður voru sameinuð í Múlaþing eftir að rannsóknin var gerð og var svörum frá þeim því steypt saman.

• Spurningar í stafrænu færnimati skiptust í fimm flokka:Grunnskólar, leikskólar og æskulýðsstarf
• Skipulags-, bygginga- og framkvæmdamál
• Félagsþjónusta, barnavernd og húsnæðismál
• Fjármál
• Stjórnsýsla

Færnimatið var unnið eftir aðferðarfræði sem kallast Capability Maturity Model Integration sem byggir á fimm stiga kvarða þar sem ferli eru metin á eftirfarandi hátt:

Í heildina er stafrænt færnimat sveitarfélaga 2,4 af 5 mögulegum að meðaltali. Hafa ber í huga að hér er um að ræða sjálfsmat. Samkvæmt skilgreiningu rannsóknarinnar þýðir það að stefnumótun er hafin, verkefni eru í þróun og innleiðing stafrænna lausna er hafin. Nokkur fylgni (0,51) er milli íbúafjölda sveitarfélaga og hve háa einkunn þau fá. Það gæti bent til þess að stærri sveitarfélög eða landshlutasamtök ættu að leiða stafræna þróun og veita þeim smærri aðgang að kerfum eða þjónustu í framhaldi.

Lengst virðast sveitarfélög vera kominn í stafrænni þróun í fræðsluþjónustu, óháð því hvort litið er til íbúafjölda eða landshluta. Skemmst eru þau á veg komin í skipulagsmálum og félagsþjónustu, og fjármál og stjórnsýsla liggja þar á milli. Hér er ekki lagt mat á hvað veldur mun á milli málaflokka, en sú umræða á best heima á sameiginlegum vettvangi sveitarfélaganna.

Þróun kerfis fyrir umsóknir um fjárhagsaðstoð er liður í að auka samstarf sveitarfélaga á stafrænum vettvangi og mun bæta félagslega þjónustu við notendur þeirra.

Markmið gagnaöflunar og úrvinnslu á sviði fræðslu- og félagsmála miðar að skýra betur tilurð kostnaðar á þeim sviðum og leita leiða til að bæta þjónustu við íbúa sveitarfélaga.

Á síðustu mánuðum hafa verið sett á fót stafrænt ráð sveitarfélaga, faghópur stafrænnar umbreytingar og miðlægt stafrænt þróunarteymi. Þessa hópa ætti að nýta til að auka og treysta samráð sveitarfélaga í stafrænni framþróun.