Microsoft leyfamál

Tilgangur verkefnis

Tilgangur verkefnisins er fyrst og fremst að einfalda og styðja við sveitarfélögin til að auka skilvirkni, öryggi og samræmda notkun á þeim umhverfum sem keypt eru af Microsoft.

Markmið

• Hagstæðari heildarsamningur sem býðst sveitarfélögum
• Sveitarfélög verði áfram rekstraraðilar hvert að sínu umhverfi
• Auka öryggi gagna og bæta rekstur

Forsendur verkefnis

• Að sveitarfélög séu áfram sjálfstæð í sínum rekstri og geti valið þjónustuaðila til að sinna sínum umhverfum.
• Sveitarfélög hafa ekki sömu þarfir og kröfur og einnig geta kröfur mismunandi hópa starfsfólks innan sveitarfélaga verið ólíkar, því hentar eitt leyfi ekki öllum sveitarfélögum og notendum.
• Að einfalda leyfisinnkaupa, aðstoða sveitarfélög við að velja viðeigandi leyfiskosti út frá þörfum og ná sem hagkvæmustum innkaupum (og innkaupaaðferðum) fyrir sem stærstan hluta sveitarfélaganna.
• Að þau sveitarfélög sem hefðu í dag kröfur (t.d. á grundvelli áhættumats) fyrir virkni sem er í „Enterprise E3“ leyfum geti fengið slík leyfi á bestu mögulegu kjörum og ef viðbótarkröfur, t.d. öryggi, viðskiptagreind eða símkerfisvirkni bætist ofan á væri „Enterprise E5“ leyfið hagkvæmasti kostur til að einfalda umsýsluleyfa.
• Að þau sveitarfélög sem í dag hefðu ekki kröfur til Enterprise-leyfa, t.d. væru að leysa sín öryggis og varðveislumál með öðrum hætti (t.d. aðkeyptar aðrar varnir frá þjónustuaðila) gætu fengið og valið þau leyfi með hagstæðasta hætti.
• Microsoft leyfi eru hlutir af rammasamningi Ríkiskaupa og eru flest sveitarfélög aðilar að þeim samningi í dag og því er hagstæðast að gera sameiginlegt örútboð innan þess rammasamnings (eitt eða tvö eftir umfangi).

Ávinningur

• Hagkvæmari og virðismeiri samningar við Microsoft
• Leyfi sem sniðin eru að þörfum sveitarfélaga
• Nútímalegt vinnuumhverfi
• Lægri kostnaður fyrir betri leyfi

Stóri ávinningur sveitarfélaga með þessari vinnu er aukið hagræði í leyfaumsýslu og skilvirkari vinnubrögð starfsfólks. Nútíma vinnuumhverfi er orðin forsenda þess að halda í starfsfólk í síbreytilegu starfsfumhverfi. Einnig er töluverður ávinningur fólginn í því að einfalda rafræna skjalavinnslu og skjalavörslu ásamt því að koma á bættu upplýsingaöryggi.

Samstarfsaðilar

Verkefnið er leitt af stafrænu umbreytingateymi sambandsins í samstarfi við Ríkiskaup og Microsoft.

Verkefnahópur

• Verkefnastjóri: Tryggvi Jónsson, Trigger ehf
• Jóhann Guðmundsson frá Akranesi
• Magnús Bergmann Hallbjörnsson

Sveitarfélög í samstarfi

• Akraneskaupstaður
• Akureyrarbær
• Dalvíkurbyggð
• Flóahreppur
• Ísafjarðarbær
• Kjósarhreppur
• Kópavogsbær
• Norðurþing
• Reykjanesbær
• Skagafjörður
• Stykkishólmur/Helgafellssveit
• Sveitarfélagið Árborg
• Sveitarfélagið Hornafjörður
• Vestmannaeyjabær
• Vopnafjarðarhreppur