Einfaldari skjalamál
Eitt af sameiginlegum verkefnum sveitarfélaganna í stafrænni umbreytingu árið 2022 er að vinna að einfaldari skjalavistun fyrir sveitarfélögin.
Verkefnið hófst: ágúst 2022.
Tilgangur verkefnis
Mikilvægt er er að sveitarfélög hugi að því að notast við málakerfi sem styðji við rafræn skil til Þjóðskjalasafns eða héraðskjalasafna. Einnig er mikilvægt að málakerfi séu valin með tilliti til samþættingar við annan skrifstofuhugbúnað. Sveitarfélög eru komin mislangt í að skilgreina verkferla tengdum sínum málakerfum og því er úrbóta þörf víða.
Markmið
- Skýrari gæða- og virknikröfur fyrir skjala- og málakerfi
- Sameiginleg sýn um flokkun gagna, skjalavinnslu og skjalavörslu
- Einfaldara skjalavinnsluumhverfi starfsmanna sveitarfélaga
- Fækka kerfum og nýta innbyggð verkfæri sem koma með Microsoft 365 umhverfinu
- Undirbyggja rafræn skil til héraðsskjalasafns og Þjóðskjalasafns
Forsendur verkefnis
- Að sveitarfélög séu áfram sjálfstæð í vali á hugbúnaði og birgjum
- Að mæta þörfum misstórra sveitarfélaga
- Að einfalda varðveislu gagna og aðgengi að þeim með flokkun og sjálfvirkni
- Að bæta öryggi gagna
- Að einfalda vinnuumhverfi starfsfólks
- Að einfalda val á hugbúnaði sem tengist skjalakerfi og öðrum hlutum skrifsstofuumhverfisins
Ávinningur
- Betri samningsstaða sveitarfélaga við birgja
- Skýrt samspil skjalavinnslu og skjalavörslu við Microsoft lausnir
- Mikið hagræði og skilvirkari vinnubrögð
Verkefnahópur
- Verkefnastjóri: Sigríður Magnea Björgvinsdóttir
- Garðar Rafn Eyjólfsson frá Hafnarfirði
- Jóhann Guðmundsson frá Akranesi
- Hrund Erla Guðmundsdótir frá Múlaþingi
- Óskar Þór Þráinsson frá Reykjavík