Einfaldari skjalamál

Eitt af sameiginlegum verkefnum sveitarfélaganna í stafrænni umbreytingu árið 2022 er að vinna að einfaldari skjalavistun fyrir sveitarfélögin.

Verkefnið hófst í ágúst 2022.

Tilgangur verkefnis

Mikilvægt er er að sveitarfélög hugi að því að notast við málakerfi sem styðji við rafræn skil til Þjóðskjalasafns eða héraðskjalasafna. Einnig er mikilvægt að málakerfi séu valin með tilliti til samþættingar við annan skrifstofuhugbúnað. Sveitarfélög eru komin mislangt í að skilgreina verkferla tengdum sínum málakerfum og því er úrbóta þörf víða.

Markmið

  • Skýrari gæða- og virknikröfur fyrir skjala- og málakerfi
  • Sameiginleg sýn um flokkun gagna, skjalavinnslu og skjalavörslu
  • Einfaldara skjalavinnsluumhverfi starfsmanna sveitarfélaga
  • Fækka kerfum og nýta innbyggð verkfæri sem koma með Microsoft 365 umhverfinu
  • Undirbyggja rafræn skil til héraðsskjalasafns og Þjóðskjalasafns

Forsendur verkefnis

  • Að sveitarfélög séu áfram sjálfstæð í vali á hugbúnaði og birgjum
  • Að mæta þörfum misstórra sveitarfélaga
  • Að einfalda varðveislu gagna og aðgengi að þeim með flokkun og sjálfvirkni
  • Að bæta öryggi gagna
  • Að einfalda vinnuumhverfi starfsfólks
  • Að einfalda val á hugbúnaði sem tengist skjalakerfi og öðrum hlutum skrifsstofuumhverfisins

Ávinningur

  • Betri samningsstaða sveitarfélaga við birgja
  • Skýrt samspil skjalavinnslu og skjalavörslu við Microsoft lausnir
  • Mikið hagræði og skilvirkari vinnubrögð