Rafræn skil

Eitt af sameiginlegum verkefnum sveitarfélaganna í stafrænni umbreytingu árið 2022 er að vinna að rafrænum skilum skjalavistun fyrir sveitarfélögin.

Verkefnið hófst í ágúst 2022.

Tilgangur verkefnis

Sveitarfélögum er skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu í samræmi við lög um opinber skjalasöfn og reglur Þjóðskjalasafn Íslands. Markmið laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 er að tryggja myndun, vörslu og örugga meðferð opinberra skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Lögin mynda ramma um opinbera skjalavörslu og skjalastjórn á Íslandi, bæði ríkis og sveitarfélaga.

Brýnt er sömuleiðis að skoða getu héraðsskjalasafna til að taka á móti gögnum rafrænt. Það er eðlilega ekki nóg að sveitarfélög setji sér markmið um að skila gögnum rafrænt ef móttökuaðili gagnanna hefur ekki getu til að taka á móti slíkum sendingum.

Ljóst er að gera þarf verulegt átak í þessum málum og setja tíma og fjármagn í að koma þessum hlutum í lag. Ferlið, frá tilkynningu á rafrænu gagnasafni og þangað til sveitarfélag getur skilað rafrænt, er bæði tímafrekt og kostnaðarsamt. Þjóðskjalasafn tók stikkprufu af opinberum aðila nýverið til að kortleggja bæði tíma og kostnað sem færi í ferlið frá tilkynningu á rafrænu gagnasafni þangað til hægt væri að skila rafrænt. Í ljós kom að slíkt ferli getur tekið upp undir 38 mánuði og kostar hátt í 10 milljónir króna.

Markmið

  • Gera rafræn skil að raunhæfum kosti fyrir sveitarfélög
  • Skilgreina verkáætlun fyrir sveitarfélög í átt að rafrænum skilum
  • Minnka pappírsmagn sem situr í skjalageymslum og grisja með leyfi Þjóðaskjalasafns
  • Tryggja örugga geymslu gagna
  • Koma á sameiginlegum skilningi hagaðila um framtíðargeymslu rafrænna gagna sveitarfélaga

Ávinningur

  • Minnka vinnu við skil gagna
  • Lægri kostnaður við geymslu pappírs
  • Minnka þörf á húsnæði sem í dag sér um að hýsa skjalageymslur sveitarfélaga