Grein eftir Fjólu Maríu Ágústsdóttir sem birtist í Fréttablaðinu þann 29.september 2020
Fjóla María Ágústsdóttir skrifar
Við erum öll til í að þurfa ekki að fara út um allan bæ með pappírsgögn, bíða í biðröð, skrifa undir fjölmörg skjöl og bíða loks eftir niðurstöðu máls. Ef okkur finnst biðin of löng, þá tökum við kannski upp símann, og lendum þar í næstu biðröð „Þú ert númer sjö í röðinni!“. Þessi biðmenning tekur mikið af verðmætum tíma, íbúa og fyrirtækja, auk þess sem pappírsumstang og síendurteknar leiðbeiningar og sísvörun getur tekið upp stóran hluta af vinnutíma starfsfólks. Við könnumst öll við þetta, þetta er óhagkvæmt og það nennir þessu enginn.
Heimsfaraldurinn COVID-19 hefur hrundið af stað kröfu um endurhönnun á þjónustu og sjálfsafgreiðlsu í takt við möguleika nýrrar tækni, nokkuð sem við höfum getað slegið á frest vegna stuttra fjarlægða og fámennis allt of lengi.
Framtíðarsýn ríkisins er að Ísland skipi sér í allra fremstu röð í heiminum í stafrænni þjónustu og að stafræn samskipti verði megin samskiptaleið fólks og fyrirtækja við hið opinbera. Verkefnastofan Stafrænt Ísland var stofnuð til að vinna að þessu markmiði í góðu samstarfi við stofnanir og atvinnulífið. Í útboði í byrjun árs 2020 var óskað eftir þátttöku teyma frá öflugum fyrirtækjum til að vinna með Stafrænu Íslandi og var markmið útboðsins að búa til umgjörð þar sem fært fólk hjá flottum fyrirtækjum sem vinna að gerð stafrænnar þjónustu, myndu vinna saman að uppbyggingu stafrænnar þjónustu hins opinbera. Rammasamningur var gerður við átján teymi sem vinna að þremur verkefnum, sjálfsafgreiðslu, vef og vefþjónustu. Með því að fara þessa leið er hægt að vinna hratt að aukinni sjálfvirknivæðingu hins opinbera, endurnýta hönnun, forritun, verkferla, vinnubrögð, tengingar og gögn. Ríkið hefur ákveðið að öll þjónusta þess verði aðgengilega á einum stað, á vefnum Island.is.
Framtíðarsýn þessi er glæsileg en verður þó aldrei náð ef sveitarfélögin verða ekki með í vegferðinni því nær öll nærþjónusta landsmanna er á vegum sveitarfélaganna. Þjónustuferli flestra málaflokka sveitarfélaga eru tengd ríkinu og upplýsinga og gagnamiðlun á sér stað milli ríkis og sveitarfélaga í vinnslu þjónustunnar.
Sameinast þarf um stefnu fyrir hið opinbera, þ.e. ríki og sveitarfélög eins og Norðmenn og fleiri nágrannaríki hafa gert. Í Noregi er nýleg stefna sem við gætum tekið okkur til fyrirmyndar; „One digital public sector“ 2019-2025, þar sem mikil áhersla er á að stefnan eigi við bæði stjórnsýslustigin og ávallt sé unnið út frá þörfum íbúans eða notanda þjónustunnar. Slík stefna myndi þýða að breyta þurfi samtalinu milli ríkis og sveitarfélaga, breyta skipulagi og verklagi í samvinnu og teikna upp strúktúr samvinnu um grunntækni og tækniinnviði, deilingu gagna og gagnaflutning og framleiðslu þjónustuferla sem skarast milli þessara stjórnsýslustiga. Sveitarfélögin þurfa að sameinast um sýn um stafræna þróun og um samvinnu við ríkið. Sveitarfélögin hafa frá því að Tölvuþjónusta sveitarfélaga var lögð niður í kringum aldamótin unnið að stafrænni þróun hvert í sínu horni en það gengur einfaldlega ekki lengur. Sveitarfélögin geta ekki hvert fyrir sig staðið undir uppbyggingu á þeirri stafrænu þjónustu sem íbúar gera kröfu um.
Hraði tækniþróunar er nú í veldisvexti og við spyrjum okkur hvernig eigum við að halda í við þá þróun sem er í gangi. Samvinna og sameiginleg nýting þekkingar og mannafla er svarið.
Ávinningur þess að endurhanna ferla og þjónustu birtist oft ekki strax. En þegar sá kostnaður sem lagður var í umbreytingarnar hefur skilað sér er ávinningurinn oft mjög mikill og til lengri tíma. Mikilvægt er að sveitarfélög styrki tæknilega innviði sína því alkunna er að ekki er skynsamlegt að byggja hús á sandi. Ríkin í kringum okkur hafa farið þá leið að sveitarfélög vinna meira saman að stafrænni umbreytingu, deila milli sín þekkingu, efni og jafnvel kóða í forritun sem getur nýst öðrum „opin source“. Sveitarfélögin vinna þá sameiginlega að endurhönnun ferla og þjónustu og nýta sér sameiginlega þekkingu við kaup, samningagerð og við útboð á hugbúnaði.
Fæst sveitarfélög hafa reynslu af verklagi og þróun á hugbúnaði til að koma notendavænni lausn í loftið eða reynslu af hugbúnaðarkaupum. Mikið hagræði væri fólgið í að samnýta tækniþekkingu og verklag til að vinna þvert á sveitarfélögin að stafrænni þróun. Samvinna gæti verið fólgin í því að samhæfa tæknistoðir sveitarfélaga og að fara sameiginlega í þróun grunn þjónustuferla sveitarfélaga í takti og samvinnu við ríkið. Sveitarfélögin hafi miðlægan vettvang til að deila þekkingu og reynslu sinni af framleiðslu þjónustulausna og reynslu af kaupum, útboðum eða áskriftum af stafrænum lausnum. Sveitarfélögin þurfa að byggja upp þekkingargrunn og viðmið til að styðjast við í stafrænni vegferð sinni er snýr að verklagi, skipulagi, hönnun, gögnum og gagnageymslu, persónuvernd og öryggi. Samvinna og heildstæð nálgun er í raun forsenda þess að sveitarfélögin geti orðið stafræn hratt og vel og þurfa stjórnendur að huga að því að taka fjármagn í þessa sameiginlegu uppbyggingu í núverandi fjárhagsáætlanagerð.
Ljóst er að Covid-19 faraldurinn hefur haft og mun hafa áhrif á fjármál sveitarfélaga og það er því enn frekar ástæða til öflugs samstarfs sveitarfélaga þegar kemur að því að halda í við tæknina.
