Stafrænni sveitarfélög – hvað felst í því?

Fjóla María Ágústsdóttir skrifar

Að sveitarfélög verði stafrænni þýðir að nútímatækni er nýtt til hins ýtrasta til að veita þjónustu og afgreiða mál, fyrir ferla, útreikninga, verklag, samskipti, nýtingu gagna, eftirlit og í raun allt sem tæknin getur einfaldað. Í mjög stuttu máli að nýta tæknina til að gera meira fyrir minna.

Stafræna byltingin mun eins og fyrri tæknibyltingar auka framleiðni með færri handtökum sem er mikilvægt fyrir sveitarfélögin þar sem þjónustukröfurnar eru að sífellt að aukast um leið og samkeppni um vinnuafl harðnar.

Eftir aldamótin 1900 hófst vélvæðing sjávarútvegsins hér á landi. Við hættum að róa á árabátum og vélvæddum flotann, hættum að handverka fiskinn og vélvæddum vinnsluna. Framleiðni sjávarútvegsins hefur jafnt og þétt aukist samhliða vélvæðingunni. Hliðstæð þróun hefur átt sér stað í landbúnaði. Það sem nú er að gerast með gríðarlegu stökki tækninýjunga er að hægt er að bæta þjónustu, auka sjálfvirkni og ná fram skilvirkni og þ.a.l. framleiðni til muna með tæknilausnum sem einfalda vinnubrögð og verklag innan skrifstofuumhverfisins og í þjónustu. Við getum nýtt gögn betur til að hjálpa okkur að taka betri ákvarðanir, við getum látið gögn flytjast milli kerfa sem áður þurfti að færa á pappír á milli aðila eða kerfa eða sem kröfðust mikillar handavinnu, tíma og jafnvel ferðalaga með tilheyrandi kolefnisfótspori.

Í okkar netvædda landi getum við nýtt okkur stafrænar lausnir sem hýstar eru í skýinu sem þýðir aukin þægindi, áreiðanleika, minni kostnað og meiri aðgengileika. Við erum rétt farin af stað og erum neðst í fjallinu sem við viljum klífa til að verða stafræn, til að vera samkeppnisfær um starfsfólk og halda í við stafræna þróun í okkar umhverfi, s.s. í atvinnulífinu. Sveitarfélög hafa hafið vegferðina en þau eiga langt ferðalag fram undan á toppinn og það mun krefjast þekkingar, mannafla og fjármagns.

Ný nálgun og viðhorf

Stafræna byltingin felur í sér nýja nálgun á það hvernig við vinnum verkin, framkvæmum og veitum þjónustu og hún krefst nýrrar þekkingar og viðhorfa. Flestum er orðið ljóst að samvinna sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu skiptir miklu máli fyrir sveitarfélög, stór og smá. Sveitarfélögin hafa átt þétt og mikið samtal sl. tvö ár um hvernig þau geta unnið saman að stafrænni umbreytingu, þróað, hýst og rekið lausnir saman, boðið út saman og deilt þekkingu sinni sín á milli. Almennt hefur umræðan snúist mikið um það hvernig sveitarfélög geta nýtt fjármagn sveitarfélaga betur við framþróun sína og að ekki þurfi að finna upp hjólið á einum stað heldur í samvinnu. Umræðan snýr að því að þróa, kaupa og innleiða betur, hraðar, ódýrar og öruggar en einnig þarf að hugsa stafræna umbreytingu sem verkfæri fyrir frekari sjálfbærni, lausnir fyrir umhverfismálin, skipulagsmálin, loftlagsmálin, menntamálin, fyrir jafnrétti einstaklinga og fyrir lýðræði.

Sameiginleg markmið sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu

Á Landsþingi sambandsins sem haldið var 28.–30. september sl. var til umræðu stefnumörkun þessa kjörtímabils. Rædd voru fimm markmið sem snúa að stafrænni umbreytingu sveitarfélaga og samþykkt að vísa þeim til nánari úrvinnslu nýrrar stjórnar sambandsins.

Markmiðin:

• Sambandið vinni að stefnumörkun og aðgerðaáætlun í stafrænni umbreytingu sveitarfélaga í góðu samstarfi við sveitarfélög og ríkið.
• Vinna þarf að því að auka þekkingarstig kjörinna fulltrúa og annarra stjórnenda sveitarfélaga, starfsfólks og annarra hagaðila.
• Stjórnsýsla sveitarfélaga verði pappírslaus og gagnaskil og skjalavarsla rafræn.
• Upplýsingatækniinnviðir sveitarfélaga verði þróaðir á grundvelli sameiginlegra kröfulýsinga og út frá sjálfvirkni með það að markmiði að ná fram rekstrarhagræði og bættri þjónustu samhliða því sem öryggi gagna er tryggt.
• Stafrænt umbreytingateymi sveitarfélaga verði miðlægur þjónustukjarni (e.center of excellence) með skilgreint umboð og hlutverk, mannað stafrænum leiðtogum í öllum landshlutum sem veita sveitarfélögum stuðning.

Samstarf við ríkið (Stafrænt Ísland) verði aukið til að sveitarfélög geti nýtt miðlægan vettvang, Ísland.is, við þróun þjónustu fyrir sveitarfélög.

Sveitarfélögin kostuðu á árinu greiningu á hugbúnaðarumhverfi sveitarfélaga og fékk stafræna umbreytingarteymið Hjálm Hjálmsson frá KPMG til að vinna að þeirri greiningu með þeim. Stutt samantekt er hér á niðurstöðu þeirrar skýrslu en tillögur um markmið byggðust m.a. á þessari úttekt.