Fjarfundir hafa færst mikið í aukana síðan Covid-19 faraldurinn hófst. Eitt af þeim kerfum sem nýtast best til að halda fjarfundi er Microsoft Teams. Þannig getur starfsfólk sveitarfélaga nýtt sér kerfið til að halda fjarfundi bæði innan sveitarfélaga þegar heimavinna á sér stað og svo er auðveldara að halda fundi á milli sveitarfélaga án þess að þörf sé á ferðalögum.
Íslensku myndböndin hér að neðan voru unnin af Margeiri Erni Óskarssyni en þau erlendu koma frá Youtube rás Microsoft 365.
Í gegnum eitt samhæft viðmót, sinnir starfsfólk samskiptum sín á milli með netspjalli og netsímtölum án sérstaks undirbúnings. Það er einfalt að skipuleggja fundi með póstforritinu Outlook sem síðan eru haldnir í Teams. Í Teams er hægt að taka fundargerðir, deila upplýsingum af skjá, deila skjölum eða deila kynningum. Þar er jafnframt rafræn krítartafla og einnig er hægt að taka upp fundi og vera í netspjalli samtímis.
Dagatal í Teams
Mæta á fund í Teams
Boða fund í Teams
Deila skjá á fundi
Deila Powerpoint glærum á fundi
Taka upp fund
Breyta bakgrunni á fundum
Rétta upp hendi á fundi
Þegar starfsfólk vinnur í fjarvinnu er mikilvægt að það sé vel upplýst um stöðu mála og hafi t.a.m. aðgang að nýjustu útgáfu skjala. Hægt er að stofna verkefnahópa utan um ákveðin verkefni eða málefni til að aðgreina þau betur heldur en t.d. með tölvupósti. Með marksvissri notkun á Teams er hægt að samþætta samvinnu vinnuhópa sem eflir samstarf og eykur möguleika fólks á að sinna sinni vinnu heiman frá.
Stofna teymi
Bæta við gestanotanda í gestateymi
Nota @ til að ná athygli allra í verkefnahóp
Vista póst eða skilaboð
Rásir í Teams eru hlutar innan verkefnateyma sem eru tileinkaðir til að halda samtölum og skrám skipulögðum eftir sérstökum verkefnum eða verkefnahlutum. Staðlaðar rásir eru fyrir samtöl sem allir í teymi geta tekið þátt í og einkarásir takmarka samskipti við undirhóp fólks í teymi.
Rásir í Teams
Ný umræða í rás
Rás – Nýr flipi í Teams
Kerfið býður uppá skjalageymslu þar sem starfsfólk getur samtímis uppfært og deilt á milli Office skjölum (t.d. Word, Excel og PowerPoint) innan verkefnahópa. Þetta kemur í veg fyrir margar útgáfur af sama skjalinu og fækkar tölvupóstum með viðhengjum.
Skjöl í Teams
Skrá út og læsa fyrir breytingum
Flytja skjal í deildarteymi
Færa möppu á milli rása
Samstilla gögn í möppum á vinnustöðvum
Breyta skrá í flipa
Nýtt spjall og hópaspjall
Stillingar á viðveru