Kara Connect
Lýsing
Í hugbúnaðinum eru margir eiginleikar sem tengjast öruggu flæði upplýsinga, tengingu við skjólstæðinga og skráningu gagna auk öruggs fjarfundarbúnaðar. Í því er nokkuð einfalt bókunarkerfi þar sem bæði skjólstæðingar og fagfólk getur bókað viðtöl í gegn um netið. Allir eru samhliða þessu verkefni að læra á öryggismál og tækni sem kalla á aukaskref, t.d. að allir samþykki að gögn verði skráð inn í Köru. Persónuvernd er því veigamikill þáttur og við treystum hugbúnaðinum vel enda fyllir hann öryggiskröfur Landlæknis sem og persónuverndarlöggjafarinnar. Tilgangurinn er að nýta fjarfundarbúnaðinn fyrir viðtöl við skjólstæðinga á öruggan hátt sem aðrar lausnir hafa ekki getað veitt.
Um lausnina
Kara er einfaldur en öruggur veflægur hugbúnaður sem hefur byggst upp í kringum þarfir heilbrigðis- og velferðarstarfsmanna í huga.
Sveitarfélög sem hafa innleitt kerfi
- Akureyri
- Hafnarfjörður
- Reykjavík
Tengiliður hjá Akureyri
Gyða Björk Ólafsdóttir
félagsráðgjafi
gydaolafs@akureyri.is
Tengiliður hjá Kara Connect
Þorbjörg Helga Vigfúsdóttir stofnandi og framkvæmdastjóri thorbjorghelga@karaconnect.com
Akureyri
Gyða Björk Ólafsdóttir, félagsráðgjafi á Akureyri deildi reynslu sinnar á því að nota Kara Connect kerfið: Það bar fremur brátt að en þegar COVID skall á hittum við starfsmann KaraConnect og lærðum að nýta hugbúnaðinn. Til að byrja með nýttum við fjarþjónustuþáttinn nokkuð mikið og héldum þjónustustiginu til staðar með öruggum tengingum. Því eru að verða tvö ár frá því við byrjuðum að nýta lausnina og vinna með teymi KaraConnect. Eftir að samkomutakmarkanir rýmkuðu héldum við því áfram. Ekki er hægt að svara hversu oft við notum Kara en fer það pínu eftir þörfum og eðli viðtala að hverju sinni. Skjólstæðingar sem eru að sækja um fjárhagsaðstoð hafa getað bókað sér viðtal sjálfir og fundið tíma sem hentar án þess að hafa samband við þjónustufulltrúa hjá bænum.
Á þessu ári erum við að taka næsta skref í átt að sérsniðinni miðlunarsíðu þjónustu. Hugmyndin er að byggja innri síðu á þjónustuvefnum svo hægt sé að bóka viðtöl beint í gegnum vef Akureyrar og tryggja að símsvörun ritara í ráðhúsi geti bókað beint í lausa tíma hjá ráðgjöfum eða sérfræðingum. Þetta mun einfalda bókunarkerfi okkar töluvert. Eitt af því sem skipti miklu máli við að bóka í KaraConnect er að hugbúnaðurinn sendir út SMS og tölvupóst til að minna á tímana sem er mikilvæg viðbót.
Við sjáum þetta fyrir okkur sem framtíðina, bæði sem stafræna tengingu inn í þjónustu við íbúa en ekki síður gagnaupplýsingar fyrir okkur til að taka upplýstar ákvarðanir um hvaða þjónusta er í boði og hvernig hún skuli veitt. Einnig er hægt núna að senda út spurningalista úr kerfinu til skjólstæðinga og við sjáum fyrir okkur að rýna hvaða spurningalistar gætu sparað okkur tíma að senda á undan samtali, t.d. varðandi fjárhagsaðstoð. Við verðum að tryggja að fjármunirnir séu nýttir rétt og stuðli að bættri líðan og stuðningi við bæjarbúa.
Hvað þarf til að setja kerfið upp?
Af því að hugbúnaðurinn er veflægur þá þarf ekki nema veftengingu og vafra, og Chrome vafrinn virkar best. Það er því einfalt að vinna með hugbúnaðinn hvar sem maður er staddur, alltaf er tryggt að starfsmenn og íbúar skrái sig inn með Rafrænum Skilríkjum.
Kostir þess að nota Kara Connect
- Skilvirkni í þjónustu
- Möguleikinn á því að nýta rafræna þjónustu í auknum mæli til að auka aðgengi
- Innra svæði hugbúnaðarins er frekar notendavænn
- Ef upp koma vandamál er alltaf hægt að leita aðstoðar hjá starfsfólki KaraConnect
- Starfsfólkið leggur mikla áherslu á að hlusta á þá sem nýta sér hugbúnaðinn
- Starfsfólkið er duglegt að uppfæra kerfið eftir þörfum
Áskoranir
Við fundum strax að illa gekk að vinna án tenginga við fyrirliggjandi dagatöl og unnum með fyrirtækinu í að tengja saman dagatalið í Köru og Outlook, það stoppaði þó á kerfinu hjá Akureyrarbæ en er verið að vinna að uppfærslu. Í byrjun þurfti góðar kynningar á hugbúnaðinum en ekki síður þurfum við að ræða um hvaða þjónustuþættirnir ættu að heita, hvort við værum að vinna með jafnlanga fundi öll á sviðinu og hvernig þetta ætti að birtast. Það hafa komið upp erfiðleikar hjá skjólstæðingum, sem eru mis sterkir er varðar tæknilausnir en auðvelt er að fá samband við starfsfólk Kara sem getur aðstoðað í að ná saman tengingu. Stór áskorun er að breyta út af vananum með að taka viðtöl á staðnum og færa sig yfir í tæknilausnir, sem kemur til með að taka smá tíma.
Hentar lausnin þínu sveitarfélagi?
Við teljum hugbúnaðinn henta fyrir öll sveitarfélög en sjáum fyrir okkur að lítil sveitarfélög sem eru að sameinast geti nýtt þetta til að auka aðgengi að ólíkri þjónustu óháð staðsetningu og án þess að þurfa að loka skrifstofum eða færa fólk á milli bæja.
