Stafrænn starfsmaður
Upplýsingar fengnar af vef Hafnarfjarðarbæjar.
Lýsing
Stafrænt vinnuafl hefur tekið til starfa hjá Hafnarfjarðarbæ. Það líkir eftir aðgerðum starfsfólks, vinnur með núverandi kerfum bæjarins og losar starfsfólk undan síendurteknum og oftast leiðinlegum verkefnum. Lausnin er ígildi starfsmanns sem getur unnið allan sólarhringinn alla daga ársins eða svokallað stafrænt vinnuafl (e. Robotic Process Automation).
Vinna fór í gang vorið 2023 og hinn stafræni starfsmaður hóf störf hjá Hafnarfirði í byrjun júlí sama ár. Stafræni starfsmaðurinn fékk nafnið Bjarni Sívertsen og er nefndur í höfuðið á manninum sem hefur verið kallaður faðir Hafnarfjarðar. Hann vinnur nú að fjórum verkefnum:
- Afstemmingar á rúmlega 700 lánadrottnum
- Svarar beiðnum um fasteignagjöld
- Svarar beiðnum um hreyfingaryfirlit
- Skeytir saman pdf skjölum fyrir starfsfólk
Fleiri verkefni eru í skoðun sem verða falin Bjarna Sívertsen á næstu misserum en fyrstu verkefnin lofa sannarlega góðu. Ætlunin er að halda vinnustofur með starfsfólki til að greina fleiri tækifæri og verkefni fyrir Bjarna. Ekki síst það sem snýr að úrvinnslu á fyrirspurnum eða beiðnum, úrvinnslu á umsóknum, þjónustuferlum gagnvart íbúum, fleiri fjármálaferlum t.d. sjóðastýring og ýmsum mannauðsferlum.
Um lausnina
Hugbúnaðar- og ráðgjafafyrirtækið Evolv þróaði lausnina. Fyrirtækið sérhæfir sig í sjálfvirknivæðingu.
Sveitarfélög sem hafa innleitt kerfi
Tengiliður hjá Hafnarfjarðarbæ
Sigurjón Ólafsson
sviðsstjóri þjónustu og þróunar
sigurjono@hafnarfjordur.is
Hvað þarf til að setja upp stafrænt vinnuafl
Lausnin gerir enga kröfu um dýra hugbúnaðarþróun er því ekki sérlega dýr eða flókin í framkvæmd. Mikilvægt er að ferlar séu skýrir og góð greining liggi fyrir, öruggt tækniumhverfi sé til staðar og öflug aðgangsstýring.
Kostir stafræns vinnuafls
Stærstu kostir þess að innleiða stafrænt vinnuafl eru eftirtaldir:
- Ábatinn skilar sér fljótt, í raun nýr starfsmaður sem þiggur ekki laun og vinnur með kerfi sem eru nú þegar til staðar
- Stafræni starfsmaðurinn vinnur af meiri nákvæmni og hraðar en við getum
- Starfsfólk nýtist betur og þarf ekki að sinna “leiðinlegum verkefnum” heldur getur einbeitt sér að virðismeiri og meira gefandi verkefnum sem skilar sér í aukinni starfsánægju
- Auðvelt er að skala verkefnin, hægt að byrja smátt og byggja ofan á þau
Hentar lausnin þínu sveitarfélagi?
Ef starfsfólk sveitarfélags er að vinna vissa ferla reglulega sem eru tímafrekir og fylgja ákveðnum reglum, þá er hægt að kenna stafrænum starfsmanni að vinna eftir þeim ferlum. Lausnin getur hentað til dæmis að vinna úr fyrirspurnum/beiðnum og umsóknum, einnig að einfalda þjónustuferla gagnvart íbúum, fjármálaferla og mannauðsferla.
Sigurður Davíð Stefánsson frá Evolv kynnti verkefnin á ráðstefnu Sambands íslenskra sveitarfélaga um stafræna framþróun. Upptöku af erindinu má finna hér fyrir neðan þar sem Sigurður sýnir hvernig stafrænt vinnuafl vinnur sína vinnu og óhætt að segja að engin manneskja getur unnið á sama hraða.
