Greining á stöðu skrifstofuhugbúnaðar

Eitt af sameiginlegum verkefnum sveitarfélaganna í stafrænni umbreytingu árið 2022 var að greina núverandi stöðu m.t.t. Microsoft hugbúnaðarleyfa, samninga vegna skjala- og málakerfa sveitarfélaga, stöðu rafrænnar skila á gögnum auk þess hvað megi bæta til framtíðar.

Verkefnið hófst í janúar 2022.

Markmið

Í dag semja flest, ef ekki öll, sveitarfélag landsins hvert fyrir sig við sína birgja um skrifstofuhugbúnaðarleyfi. Kjörin sem þeim bjóðast eru misjöfn og leyfin sem þau kaupa sömuleiðis. Með því að ráðast í gerð heildstæðs samnings um Microsoft leyfi er Samband íslenskra sveitarfélaga að stuðla að hagstæðari heildarsamningi fyrir öll sveitarfélög í landinu. Sömuleiðis myndi slíkur samningur stuðla að því að starfsfólk allra sveitarfélaga ynni í sambærilegu tækniumhverfi með jafna möguleika á samvinnu og samskiptum, óháð staðsetningu.


Til þess að sveitarfélögin átti sig betur á mögulegum ávinningi þarf að ráðast í greiningarvinnu á núverandi hugbúnaðarleyfakaupum. Greina þarf núverandi umhverfi og fá heildstæða mynd af því hvernig þessum málum er háttað meðal sveitarfélaga. Í framhaldi af greiningunni verður stillt upp sviðsmyndum fyrir æskilega framtíðarstöðu m.t.t. kostnaðar, leyfahögunar, sjálfbærni, samvinnumöguleika og öryggis.


Samhliða greiningu skrifstofuhugbúnaðarleyfa verður framkvæmd greining á núverandi kröfum sveitarfélaga til skjala-og málakerfis. Verður það gert m.t.t. samþættingar við aðrar skrifstofuhugbúnaðarlausnir frá Microsoft.
Staða á rafrænum skilum gagna til Þjóðskjalasafns verða einnig rýnd og gerð greining á því hvað þarf að gera til að koma þeim skilum á og í gott ferli.

Ávinningur

Stóri ávinningur sveitarfélaga með þessari vinnu er aukið hagræði í leyfaumsýslu og skilvirkari vinnubrögð starfsfólks. Nútíma vinnuumhverfi er orðin forsenda þess að halda í starfsfólk í síbreytilegu starfsfumhverfi. Einnig er töluverður ávinningur fólginn í því að einfalda rafræna skjalavinnslu og –vörslu og koma á bættu upplýsingaöryggi.


Með því að koma sveitarfélögum landsins á sameiginlegan grunn, með samræmdu verklagi, verður til framtíðar raunhæfur möguleiki að koma sveitarfélögum í rafræn skil til viðkomandi aðila héraðsskjalasafns eða Þjóðskjalasafns Íslands. Með því minnkar notkun pappírs, öryggi gagna eykst og vinna starfsfólks gerð skilvirkari.

Nálgun

KPMG aðstoðar Samband íslenskra sveitarfélaga við verkferlið allt frá greiningu, stýringu vinnufunda yfir í samantekt og kynningar niðurstaðna, ásamt því að gera viðeigandi gagnasöfnun, greiningar og úrvinnslu fyrir allt verkefnið. Stærsti hluti vinnunnar er gagnasöfnun, greiningar ásamt úrvinnslu og kynningu á niðurstöðu.

Verkefnið verður unnið í áföngum.