Umsókn um fjárhagsaðstoð er fyrsta samvinnuverkefni sveitarfélaga í stafrænni þróun inn á Ísland.is, þar sem tæknilegir innviðir Ísland.is eru nýttir. Fjárhagsaðstoð sveitarfélaga er lögbundið verkefni og tóku sveitarfélögin ákvörðun um að vinna sameiginlega að þróun sjálfsafgreiðlulausnarinnar.
Fjárhagsaðstoð í nýju sjálfsafgreiðsluferli
Verkefnið er liður í aðgerðaráætlun þingsályktunar um stefnumótandi áætlun í málefnum sveitarfélaga og hlaut fjárstuðning að upphæð 100 m.kr. á fjárauka árið 2020 sem liður í Covid aðgerðum.
Verkefnið er leitt af stafrænu umbreytingarteymi sambandsins í samvinnu við félagsþjónustu sveitarfélaga og Lögfræði- og velferðarsvið sambandsins. Hafnarfjarðarbær tók þátt í þróunarfasa og er því fyrst til að taka lausnina í notkun, sjá umsókn um fjárhagsaðstoð hjá Hafnarfjarðarbæ. Hugbúnaðarfyrirtækin Kolibri og Andes voru samstarfsaðilar ásamt innanráðaráðneyti. Nú er unnið eftir innleiðingaráætlun til að tengja fleiri sveitarfélög við lausnina.
Lausnin felur í sér mikinn verksparnað fyrir umsækjanda og starfsfólk. Hún byggir í grunninn á hliðstæðri lausn Reykjavíkurborgar sem tekin var í notkun árið 2019 og hefur hlotið mikið lof og viðurkenningu.
Tilvitnun:
„Ávinningur af þessu verkefni er mikill fyrir umsækjendur og starfsfólk. Ferlið verður styttra, minni pappírsvinnsla, kolefnissporið minnkar með minni keyrslu milli staða, fyrirspurnum mun fækka, lítil bið verður eftir gögnum og almennt hraðari afgreiðsla. Umsækjandinn sér strax hvar í ferlinu umsóknin er og ferlið verður allt aðgengilegra, skilvirkara og hagkvæmara,“
Rannveig Einarsdóttir, sviðsstjóri fjölskyldu- og barnamálasviðs Hafnarfjarðarbæjar.
Sjálfvirk gagnaöflun frá Þjóðskrá og Skattinum einfaldar ferlið umtalsvert
Markmiðið er að einfalda og bæta þjónustu við notendur hvar á landinu sem þeir búa, fækka skrefum og um leið tryggja öryggi við umsýslu umsókna. Lausnin er hýst á Ísland.is og viðhaldið miðlægt. Sjálfvirk gagnaöflun frá Þjóðskrá og Skattinum felur í sér mikinn verksparnað fyrir umsækjendur. Tengingar við fleiri gagnaskrár eru áformaðar í áframhaldandi þróun velferðarlausna fyrir sveitarfélögin.
Hannað með þarfir notenda í huga
Mikil áhersla er á að lausnin sé hönnuð út frá þörfum notenda. Umsækjandi þarf aðeins að skrá sig með rafrænum skilríkjum, svara nokkrum spurningum, veita heimild til að sækja gögn og fær í kjölfarið skýra sýn á stöðu umsóknar og næstu skref. Áframhaldandi samskipti fara í gegnum umsóknargátt á Ísland.is og er afgreiðsla send umsækjanda beint úr kerfinu. Ráðgjafar hjá Hafnarfjarðarbæ sjá mikil tækifæri til að bæta enn frekar þjónustu og samskipti við sína skjólstæðinga. Tími sparast, sem áður fór í umsýslu með skjöl og útskýringar á flóknu ferli, og hægt er að nýta fjármagn og tíma starfsfólk til að veita betri þjónustu við umsækjendur.
Þróun lausnarinnar hefur falið í sér mikinn lærdóm, mjög margir aðilar þurftu að leggja saman krafta til að dæmið gengi upp, bæði frá Stafrænu Íslandi, sveitarfélögum, fyrirtækjum, Skattinum og Þjóðskrá. Verkefnið hefur rutt brautina fyrir áframhaldandi þróun á stafrænni þjónustu sveitarfélaga inn á Ísland.is og boðar gott um næstu skref í sameiginlegri vegferð sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu.
