Skipta má vöruframboði Microsoft upp í nokkra meginflokka.
Microsoft 365 eða Office 365
Microsoft 365 er núverandi vörulína Microsoft, Office 365 kann þó að vera inn á eldri samningum og í stuttu máli má aðgreina þetta með að Office 365 innifeldur ekki afnotaréttindi af Windows stýrikerfinu sjálfu og ýmsar öryggisvörur tengdar útstöðinni.
- Ef sveitarfélagið er með annan samning sem innifeldur Windows desktop (t.d. Windows Desktop for Education) getur passað að nota áfram Office 365 vörur. ATH: Líklegt er að Microsoft muni samræma þessar vörur í næstu endurnýjunum.
- Aðrar vírusvarnir eða stýrihugbúnaður sem m.a. þjónustuaðila eru oft að selja sem hluta af sínum rekstrar/framlínuþjónustuvörum á útstöðvar (s.s. TrendMicro, Avast og N-Able, Manage Engine Desktop Central, Kaseyja VSA) geta verið að sinna sama hlutverki og hluti af Microsoft 365 (á móti Office 365) og því þarf að skoða þann flokk hugbúnaðar auk þess ef þjónustuaðili er að sinna rekstrarþjónustu hvort þeirra kerfi sé að sjá um t.d. uppfærslur og eftirlit með útstöðvum og snjalltækjum.
- Horfa þarf bæði til hugbúnaðarleyfa, rekstrar og svo hugsanlegra innviða (leigðra eða í eigu sveitarfélagsins) sem notaðir eru af kerfum sem mögulegt er að útleiða í stað þeirra lausna sem eru innifaldar í Microsoft 365 leyfunum. T.d. sýndarvélar sem leigðar eru af þjónustuaðila undir miðlægar stýringar sem útleiðast/leggjast.
- Skoða önnur kerfi sem sinna sama hlutverki og virkni innan Microsoft 365, s.s. fjarfundakerfi, skjalageymslur (samskrár, heimasvæði), verkefnastjórnun (þ.m.t. veflausnir eins og Asana, Monday) sem hægt er að útleiða og nýta innbyggða virkni með auknu öryggi (samræmd notendaumsýsla og minni kostnaði)
Enterprise og Business
Microsoft 365 vörulínunni má skipta niður í nokkra flokka. Þar af eru tveir sem eiga við um sveitarfélög, Business og Enterprise. Almennt er Business fyrir aðila með færri en 300 starfsmenn en Enterprise leyfin leyfa fleiri notendur en 300. Enterprise leyfin innihalda einnig virkni umfram Business leyfin. Til að ákveða hvor flokkurinn henti þarf að taka tillit til:
- Ef fjöldi starfsfólks er yfir 300 þá er Enterprise nauðsynlegt.
- Ef sjálfvirk dreifing á stillingum í Office-pakka (Group Policies) er krafa þá er Enterprise nauðsynlegt.
- Ef notendur þurfa að nota PowerView, PowerQuery, PowerMap í Excel til að vinna með viðskiptagreindargögn og þurfa Access gagnagrunnsforritið er Enterprise nauðsynlegt.
- Ef notendur þurfa meira en 1TB í Onedrive for Business er Enterprise nauðsynlegt
- Ef þörf er á gagnavernd s.s. varnir gegn leka upplýsinga (Data Loss Prevention) út fyrir umhverfið, varnir gegn eyðingu (In-Place hold) m.t.t. lagalegra skyldna um varðveislu er Enterprise nauðsynlegt.
- Pósthólf (Exchange) eru 50GB (50GB í Archive“ í Business en 100GB í Enterprise (auk ótakmarkaðs „Archive“).
Samantekt vöruflokka
Microsoft 365 Enterprise E3 leyfið uppfyllir öryggiskröfur og virkni flestra. En ef viðbótarþarfir, t.d. aukið öryggi (þ.m.t. Customer Key / Customer Lockbox), gagnagreiningar með PowerBI eða símavirkni í Teams þarf að velja E5.
Hægt er að velja Microsoft 365 Business Premium aðeins ef varðveisla á gögnum og samskiptum þ.m.t. skjölum og samskiptum er leyst í öðrum kerfum og ekki er ætlað að nota sjálfvirka merkingu og varnir á skjöl.
Hægt er að velja Microsoft 365 Business Standard aðeins ef allt sem á við um Business Premium er uppfyllt, annar hugbúnaður er notaður til að verja útstöðvar, annar hugbúnaður er notaður til að uppfæra og viðhalda hugbúnaði og annar hugbúnaður er notaður til að setja upp tölvur og snjalltæki.
Sveitarfélög geta því byggt á ólíkum aðstæðum valið vörur til að uppfylla sínar kröfur. Mikilvægt er að meta þörf fyrir öryggisúrræði og virkni út frá lagalegum kröfum og áhættumati. Gert er ráð fyrir að eldri vörur/vörunúmer séu ekki til staðar og því Office 365 valkosturinn síðri m.t.t. virkni og verðs. Nema til staðar séu önnur kerfi til að setja upp, viðhalda hugbúnaði, verjast árásum og óværum er ekki æskilegt að fara í aðra „Business“ áskriftir en Premium.
Sveitarfélög geta því fallið í tvo megin flokka fyrir almenna skrifstofunotkun:
- Microsoft 365 for Business Premium ef starfsmannafjöldi er undir 300 og annar hugbúnaður er notaður til að verja gögn t.d. fyrir leka eða eyðingu á útstöð og/eða í skýjaþjónustum.
- Microsoft 365 for Enterprise E3 ef starfsmannafjöldi er yfir 300 og enginn annar hugbúnaður eða lausnir eru til staðar til að verja gögn eða varðveita.
| Microsoft 365 | Business Basic | Business Premium | F3 | Enterprise (E3 og E5) |
| Office pakki (apps) | Office Business: Word, Excel, PowerPoint, Outlook | Office Business: Word, Excel, PowerPoint, Outlook | Office Business: Word, Excel, PowerPoint, Outlook | Office Pro: Bætir við Access og virkni í Excel (Power Map, Power Query, Power View) og stuðningur við miðlægar stillingar í uppsetningum (Group Policy) |
| OneDrive gagnapláss | Mikið gagnapláss | Mikið gagnapláss | Lítið gagnapláss | Ótakmarkað gagnapláss |
| Gagnastýringar í Onedrive og Sharepoint | Aðgangsstýringar (einstaklingar og hópar) | Aðgangsstýringar (einstaklingar og hópar) | Aðgangsstýringar, gagnalekavarnir/flokkun (Data Loss prevention), varðveisla t.d. vegna lagakrafa (In-Place hold) og leit. | |
| Tölvupóstur gagnapláss | Miðlungs gagnapláss | Miðlungs gagnapláss | Lítið gagnapláss | Mikið gagnapláss |
| Gagnastýringar í tölvupósti | Aðgangsstýringar (t.d. annarra að pósthólfi) | Aðgangsstýringar (t.d. annarra að pósthólfi) | Aðgangsstýringar, gagnaleki (Data Loss prevention), varðveisla t.d. vegna lagakrafa (In-Place hold) | |
| Windows uppsetningar á nýjum vélum | Ekki innifalið | Windows Autopilot innifalið | Ekki innifalið | Windows Autopilot innifalið |
| Windows Defender vírus/óværuvörn | Ekki innifalið | Innifalið (Plan 1) | Ekki innifalið | Innifalið (Plan 1) |
| Gagnavarðveisla | Ekki innifalið | Handvirk og takmörkuð | Ekki innifalið | Innifalin virkni s.s. „In-Place hold“ o.fl. sem getur gert varðveislu upplýsinga t.d. tölvupósta sjálfvirka. |
Val á leyfi
Microsoft 365 Enterprise E3 leyfið frá Microsoft uppfyllir öryggiskröfur og virkni flestra.
Ef viðbótarþarfir eru fyrir:
- Aukið öryggi (þ.m.t. Customer Key / Customer Lockbox) þarf að velja E5
- Gagnagreiningar með PowerBI þarf að velja E5
- Símavirkni í Teams þarf að velja E5
Hægt er að velja Microsoft 365 Business Premium aðeins ef:
- Varðveisla á gögnum og samskiptum þ.m.t. skjölum og samskiptum er leyst í öðrum kerfum.
- Ekki er ætlað að nota sjálfvirka merkingu og varnir á skjöl.
Hægt er að velja Microsoft 365 Business Standard aðeins ef:
- Allt sem á við um Business Premium er uppfyllt.
- Annar hugbúnaður er notaður til að verja útstöðvar.
- Annar hugbúnaður er notaður til að uppfæra og viðhalda hugbúnaði.
- Annar hugbúnaður er notaður til að setja upp tölvur og snjalltæki.