Ekki er nauðsynlegt að velja aðeins eina gerð leyfis fyrir alla notendur sveitarfélagsins. Almennt má skipta notendum í þrjá meginflokka:
Framlínustarfsfólk (Front-line workers):
- Er ekki með tölvubúnað frá sveitarfélaginu, ekki fartölvu né fasta borðtölvu á tilgreindri vinnustöð fyrir sig.
- Þarf aðgang að upplýsingum innan sveitarfélagsins, þ.m.t. tölvupósti, gögnum sem geymd eru á sameiginlegum svæðum (Sharepoint, Teams, o.s.frv.) og þarf að geta tekið þátt í samskiptum (Chat, o.fl.).
Skrifstofustarfsfólk (Office / Information workers):
- Er með tölvubúnað frá sveitarfélaginu sem viðkomandi hefur til notkunar og deilir ekki með öðru starfsfólki að jafnaði.
- Þarf að geta komist í skjöl bæði í skýjaþjónustum og eldri gagnasvæðum (t.d. word skjöl á sameignardrifum ef slíkt er enn í notkun).
Skrifstofustarfsfólk / Viðkvæm gögn - Gagnagreiningar (Power Users / Business Analysts):
- Hafa kröfur umfram skrifstofustarfsfólk að komast í verkfæri eins og PowerBI eða sambærilegt til að vinna greiningar og skýrslu upp úr t.d. fjárhagskerfum.
- Meðhöndla sérstaklega viðkvæm gögn sem krefjast viðbótaröryggisúrræða.
Þarfir notendahópa
Út frá þessari flokkun má ákveða hvað sé viðeigandi leyfi fyrir ofangreinda hópa.
Framlínustarfsfólk:
- Aðgengi að pósthólfi í gegnum vefviðmót
- Aðgangur að Teams skrám, fundum og samskiptum (Chat)
- Aðgangur að Sharepoint skrám
- Word, Excel og PowerPoint í gegnum vafra (Online)
Skrifstofustarfsfólk:
- Allt sem framlínustarfsfólk þarf auk:
- Office-pakki uppsettur á útstöðvum
- Aukið gagnamagn t.d. í tölvupósti til að mæta kröfum um varðveislu
Skrifstofustarfsfólk sem vinnur með viðkvæm gögn eða gagnagreiningar:
- Allt sem skrifstofustarfsfólk þarf auk:
- Aukin virkni í Excel, aðgangur að Access (OfficePro)
- Aðgangsstýringar og dulritunarvirkni á stök skjöl og samskipti
Samantekt notendahópa
Ákvörðun leyfis út frá notendahópum byggir fyrst og fremst á notkun og kröfum notendanna meðan vöruflokkar (sjá ofar) byggir á kröfum og umhverfi sveitarfélagsins. Því er nauðsynlegt að horfa til þessara tveggja þátta þegar leyfi eru valin.
- Framlínustarfsfólk:
- Microsoft 365 Enterprise F1: Ef gögn eru varin með öðrum lausnum
- Microsoft 365 Enterprise F3: Ef nota á Microsoft lausnir til að verja gögn
- Skrifstofustarfsfólk/Almennt:
- Microsoft 365 for Business Premium: Ef gögn eru varin með öðrum lausnum
- Microsoft 365 Enterprise E3: Ef nota á Microsoft lausnir til að verja gögn
- Skrifstofunotendur/Gagnagreiningar og viðkvæm gögn:
- Microsoft 365 Enterprise E5: Aukin öryggisvirkni, PowerBI og símavirkni í Teams innifalin.