Notendahópar

Ekki er nauðsynlegt að velja aðeins eina gerð leyfis fyrir alla notendur sveitarfélagsins. Almennt má skipta notendum í þrjá meginflokka:

Framlínustarfsfólk (Front-line workers):

  • Er ekki með tölvubúnað frá sveitarfélaginu, ekki fartölvu né fasta borðtölvu á tilgreindri vinnustöð fyrir sig.
  • Þarf aðgang að upplýsingum innan sveitarfélagsins, þ.m.t. tölvupósti, gögnum sem geymd eru á sameiginlegum svæðum (Sharepoint, Teams, o.s.frv.) og þarf að geta tekið þátt í samskiptum (Chat, o.fl.).

Skrifstofustarfsfólk (Office / Information workers):

  • Er með tölvubúnað frá sveitarfélaginu sem viðkomandi hefur til notkunar og deilir ekki með öðru starfsfólki að jafnaði.
  • Þarf að geta komist í skjöl bæði í skýjaþjónustum og eldri gagnasvæðum (t.d. word skjöl á sameignardrifum ef slíkt er enn í notkun).

Skrifstofustarfsfólk / Viðkvæm gögn - Gagnagreiningar  (Power Users / Business Analysts):

  • Hafa kröfur umfram skrifstofustarfsfólk að komast í verkfæri eins og PowerBI eða sambærilegt til að vinna greiningar og skýrslu upp úr t.d. fjárhagskerfum.
  • Meðhöndla sérstaklega viðkvæm gögn sem krefjast viðbótaröryggisúrræða.

Þarfir notendahópa

Út frá þessari flokkun má ákveða hvað sé viðeigandi leyfi fyrir ofangreinda hópa.

Framlínustarfsfólk:

  • Aðgengi að pósthólfi í gegnum vefviðmót
  • Aðgangur að Teams skrám, fundum og samskiptum (Chat)
  • Aðgangur að Sharepoint skrám
  • Word, Excel og PowerPoint í gegnum vafra (Online)

Skrifstofustarfsfólk:

  • Allt sem framlínustarfsfólk þarf auk:
  • Office-pakki uppsettur á útstöðvum
  • Aukið gagnamagn t.d. í tölvupósti til að mæta kröfum um varðveislu

Skrifstofustarfsfólk sem vinnur með viðkvæm gögn eða gagnagreiningar:

  • Allt sem skrifstofustarfsfólk þarf auk:
  • Aukin virkni í Excel, aðgangur að Access (OfficePro)
  • Aðgangsstýringar og dulritunarvirkni á stök skjöl og samskipti

Samantekt notendahópa

Ákvörðun leyfis út frá notendahópum byggir fyrst og fremst á notkun og kröfum notendanna meðan vöruflokkar (sjá ofar) byggir á kröfum og umhverfi sveitarfélagsins. Því er nauðsynlegt að horfa til þessara tveggja þátta þegar leyfi eru valin.

  • Framlínustarfsfólk:
    • Microsoft 365 Enterprise F1: Ef gögn eru varin með öðrum lausnum
    • Microsoft 365 Enterprise F3: Ef nota á Microsoft lausnir til að verja gögn
  • Skrifstofustarfsfólk/Almennt:
    • Microsoft 365 for Business Premium: Ef gögn eru varin með öðrum lausnum
    • Microsoft 365 Enterprise E3: Ef nota á Microsoft lausnir til að verja gögn
  • Skrifstofunotendur/Gagnagreiningar og viðkvæm gögn:
    • Microsoft 365 Enterprise E5: Aukin öryggisvirkni, PowerBI og símavirkni í Teams  innifalin.