Samantekt samstarfs sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu árið 2023

Stafrænt umbreytingateymi Sambands íslenskra sveitarfélaga er tiltölulega nýtt, en það var stofnað um mitt ár 2021. Brösuglega gekk að manna teymið í byrjun þar sem mikil samkeppni var þá um tæknifólk á markaði. Teymið var fullmannað með þremur starfsgildum í nóvember 2022. Hugmyndin var að Samband íslenskra sveitarfélaga kæmi á og væri með hlutverk í samstarfi sveitarfélaga í stafrænni þróun og samvinnu við ríkið um nýtingu stafrænna innviða Stafræns Íslands. Héldi úti samstarfsvettvangi og myndi styðja sveitarfélögin í tæknilegri framþróun. Sveitafélögin eru sjálfstæðar stofnanir sem sambandið hefur engin völd yfir svo samhönnun og -þróun var áskorun, um leið og  Stafrænt Ísland var á þeim tíma ómótað og nýstofnað. Driffjöðurin í samstarfinu var að kostnaðarmikil framþróun yrði hagkvæmari með samvinnu í stað þess að öll sveitarfélög væru að þróa eigin lausnir og finna upp hjólið. Samvinna sveitarfélaga hefur gengið nokkuð vel og samvinna við ríkið er að eflast jafnt og þétt.  

Samstarf sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu hefur borið marga ólíka ávexti á miklum mótunartíma bæði við að koma á samstarfinu og mótunartíma í tækni og stafrænni þróun í öllum geirum. 

Hér er samantekt yfir helstu verkefni sem umbreytingateymið vann að árið 2023. 

Samstarf sveitarfélaga og sameiginleg þróun eða nýting lausna  

• Þróuð og endurbætt miðlæg lausn, fjárhagsaðstoð, fyrir sveitarfélög inn á Ísland.is. útgáfa 2.0 komin í loftið og innleiðingar í gangi.  
• Boðið var út í samstarfi við Ríkiskaup Microsoft hugbúnaðarleyfi fyrir 16 sveitarfélög sem vildu vera með en á úrvinnslutíma útboðsins fækkaði sveitarfélögum sem voru reiðubúin til að taka þátt það mikið að fjöldi leyfa féll undir lágmark Microsoft um þau verð sem þeir buðu.
• Ákvarðanatré var gefið út til að styðja sveitarfélögin við kaup á Microsoft leyfum. Hvaða hugbúnaðarpakki hentar?  
• Greining og hönnun á umsókna var unnin fyrir frekari styrki, heimildagreiðslur, þegar fólk er komið á fjárhagsaðstoð inn á Ísland.is. Þróun fer af stað 2024.
• Boðin var út spjallmennalausn fyrir sveitarfélög en brugðist var hratt við þegar ný tækni ChatGPT4 kom á markaðinn og nútímalegri lausn varð fyrir valinu. Nú er í þróun gervigreindar spjallmennalausn fyrir sveitarfélögin.  
• Gervigreindar þjónustulausn fyrir Samband íslenskra sveitarfélaga er í þróun til að auka og efla þjónustu og upplýsingamiðlun fyrir sveitarfélögin. 
• Gefin var út aðgerðaáætlun vegna rafrænna skila sveitarfélaga og leiðbeiningar vegna móttöku og varðveislu rafrænna skjalasafna fyrir sveitarfélögin.   
• Stafræna umbreytingateymið hóf samstarf við ríkið og hönnunarvinnu vegna verkefnisins; Gott að eldast, umsókn um hjúkrunarheimili, inn á Ísland.is 
• Samstarf hófst við HMS vegna hönnunar og þróunar miðlægrar rafænnar umsóknar um byggingarleyfi sveitarfélaga.  
• Greining og samstarf við ríkið hófst vegna miðlægrar þróunar lausnar inn á Ísland.is vegna verkefnisins; Borgað þegar hent er, hringrásarhagkerfið.  
• Þrjú sveitarfélög hófu samstarf við ríkið vegna umsóknar/beiðni um samþættingu þjónustu í þágu farsældar barna. 

Stuðningur við sveitarfélögin  

• Stafræna umbreytingateymið rekur samstarfsvettvang stafræns ráðs sveitarfélaga þar sem hver landshluti á sinn fulltrúa.
• Teymið rekur samstarfsvettvang sérfræðingahóps í stafrænni umbreytingu, faghóp um stafræna umbreytingu sveitarfélaga.  
• Teymið rekur fulltrúahóp allra sveitarfélaga þar sem miðlað er upplýsingum og fræðslu til allra sveitarfélaga um stafræna umbreytingu og upplýsum um hvað er í gangi í samstarfinu. 
• Haldin hafa verið fjögur svokölluð vefkaffi sem eru rafrænir kynningarfundir á stafrænum lausnum fyrirtækja á markaði eða reynslu af lausnum innan sveitarfélaga.
• Haldin var árleg ráðstefna um stafræna umbreytingu sveitarfélaga í október sl. í Origo höllinni í Rvík og var metþátttaka eða um 270 manns sem mættu.   
• Farið var með 37 manna hóp fjármálastjóra og sérfræðinga í stafrænni umbreytingu í námsferð til Eistlands og kynnt stafræn umbreyting í samstarfi sveitarfélaga og ríkisins í Eistlandi.   
• Stefnumótunarvinna hófst með stafrænu ráði og sérfræðingum í stafrænni umbreytingu hjá sveitarfélögum þ.e. faghópi um stafræna umbreytingu um samstarfs sveitarfélaga í stafrænni þróun með tveimur stórum vinnustofum sl. haust auk þess að halda smærri fundi og stefnt er á að leggja fyrir niðurstöður þeirrar vinnu í febrúar 2024. 
• Stafræna umrbreytingateymið vann í samstarfi við sveitarfélög leiðbeiningar fyrir innleiðingu pósthólfsins, innleiðingu á tæknihögun og tillögulista um hvað eigi að birta í stafræna pósthólfinu.   
• Vefurinn stafræn.sveitarfélög.is er í sífellri eflingu og allir hvattir að fylgjast vel með honum og benda á hvernig hægt að bæta hann. 

Sveitarfélögin 

Sveitafélögin eru mörg hver nú með stafræna leiðtoga sem sinna stafrænni umbreytingu þeirra og mörg hver eru búin að fara í stafræn verkefni innandyra hjá sér sem hafa bæði bætt þjónustu þeirra mikið og sparað þeim handtök og aukið skilvirkni.   

Áskoranir

Áskoranir í samstarfinu eru þónokkrar og einna helstar eru þær fjármagnsskortur og að ríki, sveitarfélög og Reykjavíkurborg nái ekki að vinna nógu skilvirkt saman að kostnaðarsamri endurhönnun þjónustu út frá nútímakröfum. Sveitarfélögin þrói þar með öll sínar eigin lausnir. Mikilvægt er að næg áhersla verði lögð á stafræna framþróun innan sveitarfélaganna og innan sambandsins til þess að árangur náist.